企业档案管理工作探析

浏览: 作者: 来源: 时间:2020-06-21 分类:论文写作技巧
摘 要:企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作,是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分,搞好档案工作对企业的发展有很重要的作用,本文就企业档案管理中出现的几个主要问题谈进行分析。

   摘 要:企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作,是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分,搞好档案工作对企业的发展有很重要的作用,本文就企业档案管理中出现的几个主要问题谈进行分析。

  关键词:企业档案;人事档案管理;解决问题

  1.档案管理对企业的重要作用

  企业档案是企业在各项活动中形成的,企业活动是指企业生产、经营、行政、科研、基建、设备管理等各职能部门,综合运用资源条件、劳动力、资本、科学技术、流通手段、企业信誉等经济要素,制造产品获取利润和创造经济效益,实现企业基本目标的活动。企业档案管理作为一种高层次的管理,其重要性日益为越来越多的企业所认知。有远见卓识的企业无不把企业档案管理当作攸关企业发展前途的重要工作来抓。企业档案管理对于企业文化建设的重要性表现在对企业文化的归纳、梳理。

  2.企业档案管理工作存在的问题

  2.1主体错位。档案的主体明确性,是一个企业档案工作的关键。

  当前很少有企业注意到企业档案主体观念是存在偏差的,这就影响了企业档案工作发挥其全部的作用。主要表现在不少企业几乎把人事档案管理当成了企业档案管理的全部内容。

  2.2人员的业务素质与企业的发展需要不相适应。在市场经济日新月异的今天档案人员不仅需要掌握企业档案管理理论知识,同时还必须懂得具有本企业生产经营特点的一些工程技术方面的知识,只有掌握了适应本企业生产经营特点的知识面,才能应对自如对待当前多方位的工作。

  2.3档案工作与企业变革的不同步。档案重视意识淡薄。在基层企业,档案管理人员均由办公室勤杂人员兼任,且变动频繁,专业化程度不高,存在不懂不问、不会不学的现象,导致档案整理、管理混乱。

  档案管理队伍削弱。受传统观念的影响,对档案管理的认识不足、重视程度不够、专职档案管理人员被裁减,且一岗多职,造成了档案工作兼而不顾。

  档案管理规范缺乏。由于对人事档案重视意识的不重视,就存在着档案内容不完整,信息材料不全面的现象,出现了有的档案员只会立卷归档的基本知识,对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清。以至于员工与档案难以“对号入座”,严重影响企业人事部门管理工作的开展。

  档案利用价值不高。在目前的人事档案中,大多是以姓名、性别、年龄、民族、参加工作时间、入党入团时间、文化程度、工作经历等简单材料形成的档案,而对反映本人业绩、动态的材料收集归档不全,致使档案内容不完整,不能客观地反映一个人的全貌。尤其是一些员工的职务升降、工资待遇变动性很大,但其档案材料还是原来的,更不用说有最新反映专业技术人员业绩、能力、职称评聘等方面的材料了。

  3.决解问题的办法

  3.1稳定人员,提高素质。针对档案工作性质、企业档案管理的特点和管理人员素质差的情况:企业领导要要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性,档案管理员的岗位上来尽量少调整档案管理员,确保该队伍的专业性。并选送档案人员参加档案专业知识培训,提高档案人员业务素质,培养适应新时期档案工作发展要求的人才。要形成基层企业与上层办公室在档案管理工作中相互协作、和谐发展的格局,定期或不定期地深入企业检查指导档案工作,发现问题,要及时通报,督促整改,力促规范.

  3.2规范管理健全管理制度。规范归档材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度,严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集;要创新收集手段,运用事前监控收发文件、登门寻求等形式;要把握时间要求,遵循各类档案的形成规律,适时收集;要丰富收集范围,既要收集纸质载体,又要收集磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。

  规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理,做到组卷合理、案卷(件)内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷(件)封面、卷内文件目录、案卷(件)装订结实美观。

  规范档案管理工作。要实行各种门类、载体档案集中统一管理,方便档案的保管和利用;要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作,对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的,必须依法严肃查处。

  3.3积极搞好开发利用,为企业各项工作服务。如何利用好企业档案,开发企业档案信息资源,是企业档案管理的目的;是摆在企业档案管理人员面前的一项艰巨任务。

  计算机管理档案提高档案的利用率

  建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门将充分利用企业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企业单位网站,档案工作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。

摘自:企业档案管理工作探析